Jeśli klienci mówią, że Twoje wiadomości lądują w spamie — albo, co gorsza, dostają maile „od Ciebie”, których nie wysyłałeś — przyczyna bardzo często leży w konfiguracji domeny. Trzy skróty: SPF, DKIM i DMARC.
SPF — kto może wysyłać pocztę z Twojej domeny
SPF to rekord DNS z listą serwerów uprawnionych do wysyłania wiadomości w imieniu domeny. Jeśli wysyłasz pocztę przez Microsoft 365, system do faktur i newsletter, wszystkie te usługi muszą być na liście.
Najczęstszy błąd: kilka osobnych rekordów SPF (dozwolony jest jeden) albo brak usługi, która też wysyła pocztę.
DKIM — podpis wiadomości
DKIM dodaje do każdej wiadomości cyfrowy podpis. Serwer odbiorcy sprawdza go kluczem publikowanym w DNS. Dzięki temu wie, że treść nie została zmieniona i rzeczywiście pochodzi z Twojej domeny.
DMARC — co zrobić z podróbkami
DMARC mówi serwerom odbiorców, co mają zrobić z wiadomością, która nie przeszła SPF i DKIM: przepuścić, oznaczyć jako spam czy odrzucić. Do tego wysyła raporty, z których widać, kto próbuje wysyłać pocztę w Twoim imieniu.
Jak wdrożyć bez ryzyka
- zacznij od inwentaryzacji wszystkich systemów, które wysyłają maile z domeny,
- popraw SPF i włącz DKIM w każdym z nich,
- dodaj DMARC w trybie obserwacji (p=none) i przez kilka tygodni czytaj raporty,
- dopiero potem zaostrz politykę do quarantine, a z czasem reject.
Nie zapomnij o kontach
Nawet idealnie skonfigurowana domena nie pomoże, jeśli ktoś przejmie skrzynkę. Logowanie dwuskładnikowe (MFA) dla wszystkich kont pocztowych to absolutne minimum.
Konfigurujemy domeny i pocztę w ramach usługi zabezpieczenia poczty firmowej — etapami, tak żeby nie zablokować legalnych nadawców.